Dit beleid heeft tot doel de regels en maatregelen te definiëren die door ons crowdfunding-platform zijn ingesteld om belangenconflicten tussen enerzijds de crowdfundingdienstverleners zelf, hun aandeelhouders, hun leidinggevenden of werknemers, of enige natuurlijke of rechtspersoon die met hen verbonden is door een controle relatie in de zin van artikel 4, paragraaf 1, punt 35) b), van richtlijn 2014/65/EU en anderzijds hun klanten, of tussen twee klanten, te voorkomen, detecteren, beheren en communiceren.
We verbinden ons ertoe om effectieve interne regels te onderhouden en toe te passen om de integriteit van onze crowdfundingdiensten te waarborgen.
1. Geen deelname aan crowdfundingaanbiedingen
Wij verbinden ons ertoe om geen enkel belang te hebben in enige crowdfundingaanbieding op ons crowdfundingplatform, in overeenstemming met artikel 8(1) van Verordening 2020/1503.
2. Uitgesloten projectleiders
Wij accepteren de volgende personen niet als projectleiders in verband met crowdfundingdiensten op ons crowdfundingplatform, in overeenstemming met artikel 8(2) van Verordening 2020/1503 :
- Onze aandeelhouders die 20% of meer van het maatschappelijk kapitaal of de stemrechten bezitten.
- Onze leidinggevenden of werknemers.
- Elke natuurlijke of rechtspersoon die verbonden is met onze aandeelhouders, leidinggevenden of werknemers door een controle relatie in de zin van artikel 4, paragraaf 1, punt 35) b), van richtlijn 2014/65/EU.
Echter, de personen genoemd in de punten a), b) en c) van de eerste paragraaf kunnen optreden als investeerders in de crowdfundingprojecten aangeboden op ons platform, zolang deze investeringen worden gerealiseerd onder dezelfde voorwaarden als die welke gelden voor de andere investeerders, zonder enige preferentiële behandeling of bevoorrechte toegang tot informatie. Deze mogelijkheid om naast de investeerders te investeren, zal worden verduidelijkt op de beschrijvende pagina van de betrokken projecten.
3. Interne regels om belangenconflicten te voorkomen:
We handhaven en passen effectieve interne regels toe om belangenconflicten te voorkomen. Deze regels zijn aangepast aan de aard, omvang en complexiteit van onze diensten, evenals aan de omvang en organisatie van onze activiteiten.
Onze huidige interne regels zijn als volgt:
- Verbod op persoonlijke transacties: We verbieden onze werknemers om persoonlijke transacties uit te voeren met projecten die door het platform worden gefinancierd of met partnerbedrijven. Dit voorkomt elk potentieel belangenconflict waarbij een werknemer voordeel zou kunnen halen uit zijn interne kennis of de resultaten van een project onrechtmatig zou kunnen beïnvloeden
- Verklaring van financiële belangen: We vragen onze werknemers om eventuele directe of indirecte financiële belangen die ze hebben in de projecten die door het platform worden gefinancierd of partnerbedrijven te melden. Dit omvat het bezit van aandelen, schuldbewijzen, onroerend goed of andere belangen die hun objectiviteit in het crowdfundingproces zouden kunnen beïnvloeden.
- Scheiding van verantwoordelijkheden: We zorgen voor een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden binnen ons team. Bijvoorbeeld, werknemers die verantwoordelijk zijn voor de evaluatie van projecten zijn niet betrokken bij de uiteindelijke besluitvorming over de financiering van deze projecten.
- Vertrouwelijkheid van informatie: We hebben strikte maatregelen voor vertrouwelijkheid ingevoerd om gevoelige informatie met betrekking tot projecten, projectleiders en investeerders te beschermen. Onze werknemers mogen deze informatie niet gebruiken voor persoonlijke doeleinden of deze bekendmaken aan onbevoegde derden.
- Know Your Customer (KYC) proces en beheer van belangenconflicten: Om de aanwezigheid van mogelijk eigendomsbelang te identificeren, witwassen van geld en terrorismefinanciering te voorkomen, vragen we elke projectleider om ons Know Your Customer (KYC) proces te volgen. Dit proces omvat het verzamelen van informatie om onder andere de leidinggevenden en uiteindelijke begunstigden (UBO) van de entiteit die de aanbieding uitgeeft te identificeren, een essentiële stap in het detecteren van mogelijke belangenconflicten. Als het KYC-proces een belangenconflict onthult, nemen we alle nodige maatregelen om dit te beheren en te voorkomen dat de belangen van de investeerders worden geschaad. Dit betekent onder meer dat de vennoten, managers en werknemers van ECCO NOVA die een eigendomsbelang hebben in een project dat wordt voorgesteld door een projectleider, op geen enkele manier mogen ingrijpen in het selectieproces van dat project. Door deze maatregelen te nemen en ons KYC-proces strikt toe te passen, verbinden we ons ertoe om een transparante, eerlijke en veilige omgeving te handhaven voor alle partijen die betrokken zijn bij ons crowdfundingplatform.
- Het bevorderen van een cultuur van ethiek en integriteit binnen ons bedrijf, die transparantie, loyaliteit en objectieve besluitvorming aanmoedigt.
- Communicatie over mogelijke belangenconflicten. Als de maatregelen die zijn genomen om een belangenconflict te beheren niet voldoende zijn om met redelijke zekerheid te garanderen dat het risico dat de belangen van de investeerder of enige andere belanghebbende partij zullen worden geschaad, zal worden vermeden, zullen zij duidelijk worden geïnformeerd, op alle documenten die de projecten presenteren, over de algemene aard en de bron van het belangenconflict en de maatregelen die zijn genomen om het te beperken. De verstrekte informatie zal voldoende gedetailleerd en aangepast zijn aan de meer of minder geavanceerde aard van de investeerder, zodat deze met volledige kennis van zaken kan beslissen of hij al dan niet gebruik wil maken van de voorgestelde diensten.
Deze informatie zal ook aan de investeerders worden gegeven als een belangenconflict ontstaat nadat het project aan de investeerders is voorgesteld. In dat geval zal ECCO NOVA een e-mail sturen naar alle investeerders die al in het project hebben geïnvesteerd om hen te informeren over de algemene aard en/of de bron van het belangenconflict. De verstrekte informatie zal voldoende gedetailleerd zijn, rekening houdend met de persoonlijke situatie van de investeerder, zodat deze met volledige kennis van zaken kan beslissen of hij al dan niet verder gebruik wil maken van de voorgestelde diensten. Als de investeerder besluit om geen gebruik meer te maken van de voorgestelde diensten om deze reden, zal er geen vergoeding verschuldigd zijn in zijn naam.
4. Aanpassing van het belangenconflictenpreventiebeleid
We verbinden ons ertoe ons belangenconflictenpreventiebeleid periodiek te herzien, ten minste één keer per jaar, om eventuele tekortkomingen die worden geconstateerd te verhelpen.
In het bijzonder verbinden we ons ertoe ons belangenconflictenpreventiebeleid aan te passen in geval van wijziging van ons aandeelhouderschap. Deze aanpassingen zullen zo snel mogelijk worden gemaakt, om de continuïteit van de preventie en het beheer van belangenconflicten te waarborgen.
We zullen ervoor zorgen dat elke wijziging van het aandeelhouderschap wordt beoordeeld op mogelijke belangenconflicten en dat de nodige maatregelen worden genomen om de integriteit van onze crowdfundingdiensten te behouden. Deze beoordeling zal worden uitgevoerd in samenwerking met onze juridisch adviseurs en onze bestuursorganen, in overeenstemming met de van toepassing zijnde wettelijke en regelgevende bepalingen.
Samengevat is ons belangenconflictenpreventiebeleid een essentieel onderdeel van onze inzet voor onze projectleiders en onze investeerders. We verbinden ons ertoe dit beleid te handhaven en regelmatig te herzien, om eventuele tekortkomingen die worden geconstateerd te verhelpen en het aan te passen in geval van wijziging van ons aandeelhouderschap.